Preise der Eventplanung in Luxemburg (2026)

Drei Honorarstrukturen:

A. Projektpauschale — Einzelzahl für definierten Umfang:

• Häufig bei Corporate-Kunden mit festen Budgets
• Planer trägt Stunden-Überschreitungsrisiko
• Präzises Briefing erforderlich
• Corporate-Seminar typisch: 4.500–7.500 € pauschal

B. Prozent Gesamtbudget:

• Bei Hochzeiten/Privat
• 10 % bei Budgets > 50.000 €; 12–15 % darunter
• Anreize, Wert bei Lieferanten zu finden
• Cap verhandeln (kein Balloning bei Umfangsausweitung)

C. Stundenweise — bei offenem Umfang oder Phasen:

• Junior-Koordinator: 65–95 €/h
• Mid-Career-Planer: 90–130 €/h
• Senior-Planer: 120–180 €/h
• Nur Beratung oder Kunden-Eigen-Umsetzung

In Full-Service-Angebot:

• Erstberatung (1–3 h) + Briefing-Formalisierung
• Location-Recherche, Besichtigungen, Buchungskoordination
• Lieferanten-Recherche (Catering, AV, Florist, Musik, Deko, Fotograf) mit 3 Angeboten je Posten
• Vertragsprüfung/-verhandlung mit Dritten
• Budget-Tracking gegen Ziel mit monatlichen Berichten
• Zeitplan-Erstellung und Verteilung an Lieferanten
• Vor-Ort-Management am Tag (min. 2 Mitarbeiter > 100 Gäste, 3+ > 200)
• Lieferantenkoordination + Qualitätskontrolle
• Debrief + Zahlungsabwicklung

Normalerweise NICHT enthalten:

• Drittleistungen (Location, Catering, AV, Blumen, Musik, Foto) — verhandelt, aber direkte Kundenkosten
• Reisekosten ausserhalb LU
• Spezialisten (Zelebrant, MC, Protokoll)
• Produktionsassets (Beschilderung, Drucke) — zum Selbstkostenpreis + Koordinationspauschale
• MwSt.-Implikationen auf Drittrechnungen liegen bei Lieferanten

MwSt:

• Standard 17 % auf Planer-Honorar
• Caterer: eigener Satz (17 % Speisen + Service; Getränke Standardregeln)
• Raummiete: steuerfrei oder 17 % je nach Status
• Event-Planung-Leistungen nie 3 % superreduziert

Ein Planer wird manchmal als optionaler Luxus gesehen. Praxistest: bringt das Honorar mehr Wert, als es kostet? In Luxemburg fast immer ja über 25.000 € Gesamtbudget, meist ja 15.000–25.000 €, enger darunter.

Einsparungen durch Planer:

• Location-Verhandlung — wiederkehrende Beziehungen, 5–12 % Rabatt auf Listenpreise (Wochentags, Nebensaison). Bei 12.000 €: 600–1.440 € gespart.
• Lieferanten-Verhandlung — Volumenhebel, 8–15 % Rabatt bei Caterern, Floristen, AV. Bei 15.000 €-Catering: 1.200–2.250 € gespart.
• Umfangskontrolle — Planer verhindert Scope-Drift (jeder Lieferant fügt Kleinigkeiten hinzu). 800–2.500 € vermieden.
• Plan B — Backup-Florist/AV/Caterer günstig geplant; verhindert 3.000–8.000 € Tag-Katastrophen.

Zeitersparnis:

• Mittelgrosse Hochzeit solo: 150–250 h Kundenzeit
• Full-Service: 25–45 h (nur Grossentscheidungen)
• 120–200 h zurückgewonnen; bei 50 €/h = 6.000–10.000 € Zeitwert

Risikominderung:

• Vertragsprüfung — Storno-, Wetter-, Haftungsklauseln oft ungünstig. Planer renegotiiert.
• Tages-Koordination — ohne Planer löst Kunde/Brautpaar/CEO Echtzeit-Probleme. Mit: Kunde geniesst.
• Lieferantenausfall — Caterer sagt 72 h vorher ab, Planer ersetzt. Ohne: Kundenschock.
• Wetterpuffer — Outdoor-Events LU: 18–25 % Störungswahrscheinlichkeit März–Oktober; Planer hat Backup geübt.

Wo der Planer NICHT hilft:

• Sehr kleine Events (10–25 Gäste) — Kosten/Nutzen oft negativ
• Events mit einem unflexiblen Lieferanten — wenig Verhandlungsspielraum
• Kunden, die gerne planen (Hobby) — Zeitwert entfällt
• Komplette Hotelpakete — Eventteam des Hotels inbegriffen

Corporate speziell:

• Seminar erzeugt 20–30 % umsatzrelevanter Beziehungen. Freie Zeit der Führung für Gäste statt Logistik — ROI enthält Abschlusswert, nicht nur eingesparte Kosten.
• Ethik- und Geschenkregeln: Planer formalisiert. EU-Institutionen-Erfahrung (Parlament-Catering, EuGH-Protokoll) amortisiert sich schnell.

Institutionell:

• Kommune-mitfinanzierte Events: spezifische Rechnungsformate/MwSt.; kommunaler Planer vermeidet Erstattungsverzögerungen
• Events mit Gemeinde-Branding/politischer Präsenz: Protokollbedarf; Erfahrung verifizieren

Break-even (Daumenregel):

• Honorar ≤ 12–14 % Drittbudget UND Event > 25.000 €: Full-Service meist profitabel
• Honorar ≥ 20 %: Honorar drücken, Umfang reduzieren, mehr selbst ausführen

Drei vergleichbare Angebote für Hochzeit 120 Gäste LU enden oft bei 7.500 € pauschal, 9.500 € (11 % von 86.000 € Budget) und 14.000 € (High-End). Vergleich über sechs Dimensionen strukturieren.

Vergleichsraster:

Leistungsstufen:

• Einstieg (6.500–8.500 €) — 1 Hauptplaner, 1 Assistent am Tag, Location + Top-3 Lieferanten, Teilbudget
• Mittel (8.500–12.500 €) — Dedizierter Planer, 2 Mitarbeiter am Tag, volles Ökosystem, Gesamtbudget, schriftliche Notfallpläne
• High-End (12.500–18.000 €) — Senior-Planer + Designdirektor, 3+ am Tag, Design-Konzept, Exklusivzugang, 24/7 Concierge letzte 2 Wochen

Fünf aufschlussreiche Fragen:

1. Nennen Sie fünf LU-Locations der letzten 12 Monate und je eine gelöste Herausforderung. Generische Antwort = dünne Erfahrung.
2. Lieferantenausfall im letzten Jahr und Lösung. Keiner = zu wenige Events für 10.000 €.
3. Wer unterschreibt Drittverträge — Kunde direkt oder Agentur? Kunde direkt = Standard; Agentur = Haftung transferiert.
4. Honorar bei Gästezahl ±30 % nach Unterschrift? Schriftliche Klausel = seriös; improvisiert = Nachverhandlung.
5. Zeigen Sie Ihr schriftliches Wetter-Plan-B-Dokument. Schriftlich vs „wir sehen schon” = Qualitätsmarker.

Rote Flaggen:

• „Gesamthonorar X €” ohne Detail
• Keine beidseitige Storno-Klausel
• Keine Berufshaftpflicht (responsabilité civile professionnelle)
• 50 %+ Vorkasse ohne Scope-Arbeit
• Keine Autorisation d'établissement-Referenz
• Keine namentliche Kunden-Referenz
• Starke Präferenz Einzellieferanten ohne Wahl (Provisionsindiz)

Positive Signale:

• Schriftlicher Scope mit Deliverables je Phase
• Transparente Lieferantenliste + 3 Alternativen
• Notfallbudget (5–8 %) reserviert
• Klarer Debrief- und Nachkalkulationsprozess
• BHV-Zertifikat sichtbar
• Referenzen von 2 ähnlichen Events mit Kundenkontakt

Briefing an drei Planer:

• Eventtyp, Datum (oder Bereich), Gästezahl (fest)
• Location-Präferenz oder Ausschlüsse
• Gesamtbudget inkl. Planer-Honorar
• Stilrichtung (formell, entspannt, kulturelle Bezüge)
• Ernährungs-Einschränkungen (% vegetarisch, koscher, halal, Allergien)
• Tageszeit-Präferenzen
• Pflichtelemente (Musiker, Familienwein o. Ä.)
• Entscheidungs-Timeline (Antworten bis X, Entscheidung bis Y)

Vertrags-Essentials:

• Leistungsumfang mit Posten je Phase
• Honorar + Zahlplan (typisch: 30 % Unterschrift, 30 % bei −60 Tage, 40 % Eventtag)
• Beidseitige Storno-Bedingungen mit Beträgen
• Scope-Change-Preis (Stundenaufschlag oder % Uplift)
• Vertraulichkeit + Non-Compete Gästeliste
• BHV-Referenz
• Debrief-Frist (Deliverable binnen 2 Wochen danach)

Verhandlungshebel:

• Werktag oder Nebensaison: −5–10 % Honorar
• Mehrjahrespaket (Jahres-Seminar): −10–15 %
• Kunde übernimmt Teil der Arbeit: −15–25 % auf Zeile
• Flexibilität Location/Lieferant: −5–10 %